Archivos

Nota sobre el idioma: Las etiquetas de la interfaz y los nombres de los roles se conservan en su idioma original.

Descripción general

La página Files permite que una escuela almacene archivos, carpetas y enlaces en un espacio de trabajo seguro de la escuela. Según tus permisos, puedes:

• Visualizar archivos, carpetas y enlaces.
• Subir uno o varios archivos con Upload File.
• Crear carpetas con New Folder.
• Añadir enlaces externos con Add Link.
• Obtener una vista previa de los archivos compatibles.
• Descargar archivos o carpetas con Download.
• Compartir elementos con personas o grupos mediante Share.
• Mover, renombrar, editar enlaces y eliminar elementos cuando tengas permiso.
• Configurar los permisos globales del espacio de trabajo en Workspace Settings, si eres el administrador de la escuela.

Quién puede usarlo

El acceso y las acciones disponibles dependen del rol del usuario y de los permisos configurados.

• Gestor (administrador): tiene acceso administrativo al espacio de trabajo; puede visualizar y gestionar todos los elementos, acceder a Workspace Settings, configurar permisos globales y controlar las cargas de archivos y las restricciones de descarga.
• Professor (profesor): puede visualizar los elementos compartidos con él, sus propios elementos y los elementos habilitados mediante un permiso global. Puede recibir acceso global como Viewer (visualiza), Viewer & Sharer (visualiza y comparte) o Editor (edita).
• Aluno (estudiante): puede visualizar los elementos compartidos con él, sus propios elementos y los elementos habilitados mediante un permiso global. Solo puede subir archivos o añadir enlaces si la configuración global lo permite o si tiene permiso global de Editor. El permiso Editor solo sobre un elemento no permite subir archivos.

Observación: Los estudiantes no crean carpetas, incluso cuando tienen permiso para subir archivos.

Comprender la pantalla

Ruta de navegación

La ruta de navegación muestra dónde te encuentras dentro de la estructura de carpetas. El primer nivel siempre es All files.

Ejemplo:

All files / Course Materials / Unit 1

Puedes hacer clic en cualquier parte de la ruta de navegación para volver a ese nivel.

Lista de elementos

Los elementos aparecen en tarjetas. La interfaz separa las carpetas de los archivos y enlaces, y mantiene las carpetas por encima de los demás elementos.

Ordenación

Utiliza el control Sort by: para elegir el orden de visualización.

Opciones disponibles:

• Name ↑: ordena por nombre en orden ascendente.
• Name ↓: ordena por nombre en orden descendente.
• Last Updated ↑: ordena por fecha de actualización, de la más antigua a la más reciente.
• Last Updated ↓: ordena por fecha de actualización, de la más reciente a la más antigua.

La preferencia de ordenación se guarda para el usuario.

Tipos de elementos

Carpetas

Las carpetas organizan archivos, enlaces y otras carpetas. Al abrir una carpeta, la ruta de navegación se actualiza.

Archivos

Los archivos se suben mediante el botón Upload File.

Enlaces

Los enlaces son accesos directos a URL (externas o internas) creados mediante el botón Add Link. Al abrir un enlace, la aplicación solicita confirmación antes de redirigir.

Subir archivos

Para subir archivos como estudiante, consulta Subir un archivo o añadir un enlace como estudiante autorizado.

Los gestores y profesores con permiso para subir archivos también usan Upload File para enviar archivos a la carpeta actual. Las autorizaciones globales se mantienen en Global Capabilities, más abajo.

Crear carpetas

Utiliza New Folder para crear la carpeta en la ubicación actual.

Paso a paso:

1. Haz clic en New Folder.
2. Introduce el nombre en el cuadro de entrada Folder Name:.
3. Confirma.

Observación: New Folder está disponible para Gestor y para Professor con permiso para subir archivos. Los estudiantes no crean carpetas.

Añadir enlaces

Para añadir un enlace como estudiante, consulta Subir un archivo o añadir un enlace como estudiante autorizado.

Los gestores y profesores autorizados también usan Add Link en la carpeta actual. Si la URL no comienza por http:// o https://, la aplicación añade https:// automáticamente.

Abrir y visualizar elementos

Abrir una carpeta

Acceder a materiales compartidos.

Abrir un enlace

Acceder a materiales compartidos.

Vista previa de archivos

Acceder a materiales compartidos.

Además de imágenes, vídeo, audio y PDF, la vista previa admite texto, JSON y CSV.

Descarga

Utiliza Download para descargar archivos o carpetas.

Un solo archivo

Si descargas un único archivo, la aplicación lo descarga directamente con su nombre original.

Carpeta

Si descargas una carpeta, la aplicación crea un archivo .zip con los archivos descendientes.

Varios elementos

Si seleccionas varios elementos y haces clic en Download, la aplicación creará un zip que incluye los archivos seleccionados y los archivos de las carpetas seleccionadas.

Restricciones de descarga

La descarga puede estar bloqueada por la configuración global del espacio de trabajo:

• Prevent students from downloading files (even with Viewer permission) bloquea la descarga para los estudiantes.
• Prevent teachers from downloading files (even with Viewer permission) bloquea la descarga para los profesores que no sean Gestor.

Cuando la descarga está bloqueada:

• Download no aparece en el menú de acciones.
• Open in new tab puede no aparecer en la vista previa.
• Los vídeos y audios utilizan controles con restricciones de descarga cuando el navegador lo admite.
• Los PDF pueden abrirse sin barra de herramientas cuando sea posible.

Importante: Las restricciones de descarga ayudan a reducir el acceso directo, pero el comportamiento final puede variar según el navegador y el tipo de archivo.

Seleccionar elementos

Puedes seleccionar uno o varios elementos para ejecutar acciones masivas.

Formas de seleccionar:

• Haz clic en un elemento para seleccionar solo ese elemento.
• Utiliza Ctrl en Windows o Cmd en macOS para añadir o quitar elementos de la selección.
• Utiliza Shift para seleccionar un intervalo entre el último elemento seleccionado y el actual.
• Haz clic y arrastra en un área vacía para dibujar un cuadro de selección.

Cuando hay elementos seleccionados, las acciones mostradas dependen de los permisos sobre todos los elementos seleccionados.

Posibles acciones masivas:

• Download
• Share
• Move
• Delete

Menú de acciones

Abre el menú de acciones haciendo clic en los tres puntos del elemento o haciendo clic derecho sobre él.

Acciones posibles:

• Open: abre una carpeta.
• Preview: abre la vista previa del archivo o la confirmación del enlace.
• Download: descarga el archivo, la carpeta o la selección.
• Share: abre la ventana modal para compartir.
• Rename: cambia el nombre del elemento.
• Move: mueve el elemento a otra carpeta.
• Edit URL: modifica la URL de un enlace.
• Delete: elimina el elemento.

Permisos por elemento

Compartir materiales y elegir el permiso.

Viewer

Compartir materiales y elegir el permiso.

Viewer & Sharer

Compartir materiales y elegir el permiso.

Editor

Compartir materiales y elegir el permiso.

El permiso Editor por elemento también permite Edit URL en enlaces; no concede al estudiante autorización global para subir archivos.

Permisos heredados

Cuando se comparte una carpeta, los permisos se propagan a los elementos que contiene.

Esto significa que:

• Compartir una carpeta puede dar acceso a los archivos y subcarpetas que contiene.
• Los elementos de una carpeta pueden aparecer para los usuarios que han recibido permisos en la carpeta superior.

La aplicación utiliza los permisos heredados para decidir si el usuario puede visualizar, compartir, editar o descargar cada elemento.

Workspace Settings

Workspace Settings solo aparece para el Gestor.

Abre esta sección mediante el botón Workspace Settings del menú lateral del área Files.

Permite configurar los permisos globales para profesores y las reglas generales del espacio de trabajo.

Teachers with Global Access

La sección Teachers with Global Access muestra los profesores que han recibido permisos globales en el espacio de trabajo.

Global Capabilities

En Workspace Settings, la sección Global Capabilities controla quién puede crear contenido en el espacio de trabajo.

Opciones:

• Allow teachers to upload files and create folders/links
• Allow students to upload files and create links

Cuando se marca o desmarca una opción, la configuración se guarda automáticamente.

Efecto en los profesores

Si Allow teachers to upload files and create folders/links está activo, los profesores pueden ver y utilizar:

• Upload File
• New Folder
• Add Link

Los profesores también pueden disponer de estas acciones si reciben el permiso global de Editor.

Efecto en los estudiantes

Si Allow students to upload files and create links está activo, los estudiantes pueden ver y utilizar:

• Upload File
• Add Link

Los estudiantes nunca ven la opción New Folder.

Los estudiantes también pueden subir archivos y añadir enlaces si reciben el permiso global de Editor.

Global Restrictions

En Workspace Settings, la sección Global Restrictions controla los bloqueos de descarga.

Opciones:

• Prevent students from downloading files (even with Viewer permission)
• Prevent teachers from downloading files (even with Viewer permission)

Cuando se marca o desmarca una opción, la configuración se guarda automáticamente.

Efecto de las restricciones

Cuando una restricción se aplica al usuario:

• La acción Download no aparece.
• Las acciones de visualización pueden ocultar Open in new tab.
• Los controles de vídeo y audio intentan eliminar la opción de descarga.
• El PDF puede abrirse con la barra de herramientas desactivada.

El Gestor no queda bloqueado por la restricción de descarga para profesores.

Reglas de permisos de las acciones

Ver elementos

Un usuario puede ver un elemento cuando:

• Es Gestor.
• Es el creador del elemento.
• Tiene permiso global de Viewer, Viewer & Sharer o Editor.
• Tiene permiso directo sobre el elemento.
• Tiene permiso heredado de una carpeta superior.

Compartir

Un usuario puede utilizar Share cuando, para todos los elementos seleccionados:

• Es el creador del elemento.
• Es Gestor.
• Tiene permiso global de Editor o Viewer & Sharer.
• Tiene permiso directo de Editor o Viewer & Sharer.
• Tiene permiso heredado de Editor o Viewer & Sharer.

Editar, mover y eliminar

Un usuario puede utilizar Rename, Move, Edit URL y Delete cuando, para todos los elementos seleccionados:

• Es el creador del elemento.
• Es Gestor.
• Tiene permiso global de Editor.
• Tiene permiso directo de Editor.
• Tiene permiso heredado de Editor.

Descargar

Un usuario puede utilizar Download cuando:

• El elemento o la selección contiene al menos un archivo o carpeta.
• No existe ninguna restricción global de descarga aplicable al perfil del usuario.

Los enlaces no se descargan.

Buenas prácticas

• Utiliza carpetas para organizar los materiales por curso, grupo, unidad o tema.
• Comparte carpetas cuando varios archivos deban tener los mismos destinatarios.
• Utiliza Viewer cuando el usuario solo necesita acceder al contenido.
• Utiliza Viewer & Sharer cuando el usuario puede redistribuir el acceso, pero no debe modificar los archivos.
• Utiliza Editor solo para usuarios que pueden reorganizar, renombrar o eliminar contenido.
• Prioriza compartir con grupos cuando el acceso sea para toda una clase.
• Revisa Current Permissions antes de compartir materiales sensibles.
• Utiliza Workspace Settings con cuidado, ya que los permisos globales afectan a todo el espacio de trabajo.

Solución de problemas

No veo Upload File

Posibles motivos:

• Tu perfil no tiene permiso para subir archivos.
• La opción global Allow teachers to upload files and create folders/links está desactivada para los profesores.
• La opción global Allow students to upload files and create links está desactivada para los estudiantes.
• No tienes permiso global de Editor.

No veo New Folder

Posibles motivos:

• Eres estudiante. Los estudiantes no crean carpetas.
• Eres profesor sin permiso para subir archivos.
• La configuración global que permite a los profesores crear contenido está desactivada.

No veo Download

Posibles motivos:

• El elemento seleccionado es solo un enlace.
• La selección no contiene archivos ni carpetas.
• Hay una restricción global de descarga activa para tu perfil.

No veo Share

Posibles motivos:

• No eres el creador del elemento.
• No tienes permiso de Viewer & Sharer o Editor.
• En una selección múltiple, al menos un elemento no te permite compartirlo.

No veo Rename, Move, Edit URL o Delete

Posibles motivos:

• No tienes permiso de Editor sobre el elemento.
• No eres el creador del elemento.
• No eres Gestor.
• En una selección múltiple, al menos un elemento no te permite editarlo.

La vista previa del archivo no se abre

Posibles motivos:

• El tipo de archivo no admite vista previa.
• No tienes acceso al archivo.
• Se produjo un error al generar la URL de descarga.
• El navegador bloqueó la carga del contenido.

Una carpeta movida no muestra inmediatamente los archivos que contiene

Al mover carpetas, la actualización de los descendientes se propaga automáticamente. En estructuras grandes, puede haber un pequeño retraso hasta que todos los elementos reflejen la nueva ruta.