Seguimiento de pagos

Nota sobre el idioma: Las etiquetas de la interfaz se conservan en portugués, tal como aparecen en la documentación original.

Descripción general

La funcionalidad Seguimiento de pagos está diseñada para simplificar la gestión financiera de profesores y escuelas de idiomas. Permite registrar la información de cobro de los pagos de los estudiantes, enviar recordatorios automáticos y generar informes detallados de facturación.

Su objetivo es centralizar el control financiero, reducir los impagos con recordatorios programados y proporcionar una visión clara de la salud financiera de tu negocio.

Esta funcionalidad está disponible en todos los planes de suscripción de Slingui.

Primeros pasos: configurar el seguimiento para un estudiante

Para empezar a realizar el seguimiento de los pagos de un estudiante, primero debes configurar los detalles de cobro en su perfil.

Cómo activar y configurar

En el menú principal, accede a Perfil > Alunos & grupos (perfil > estudiantes y grupos).
Selecciona al estudiante deseado en la lista.
Haz clic en la pestaña Detalhes de cobrança (detalles de cobro).
Completa la información de cobro como se detalla a continuación.

Completar los detalles de cobro

Activación: Activa el interruptor de la opción “Você deseja rastrear os pagamentos deste aluno?” (¿quieres realizar el seguimiento de los pagos de este estudiante?).
Importe: En el campo “Quanto o aluno deve pagar?” (¿cuánto debe pagar el estudiante?), introduce el importe del pago.
Frecuencia: En el campo “Com que frequência esse pagamento é feito?” (¿con qué frecuencia se realiza este pago?), selecciona la recurrencia: semanalmente, mensalmente o anualmente (semanal, mensual o anual).
Fecha de inicio: En el campo “Quando foi ou será feito o primeiro pagamento?” (¿cuándo se realizó o se realizará el primer pago?), elige la fecha inicial para generar la primera factura.

Atención: Si seleccionas una fecha pasada, la plataforma generará facturas retroactivas para todos los ciclos omitidos. La generación completa de estas facturas puede tardar algunas horas.
Ciclos de repetición: En el campo “Quantos ciclos esse pagamento deve repetir?” (¿durante cuántos ciclos debe repetirse este pago?), define la duración del contrato.
- Apenas 1 ciclo: Genera una única factura en la fecha inicial.
- Número específico (ex: 12): Repite el cobro la cantidad de veces indicada.
- Para sempre: Genera facturas de forma recurrente e indefinida, hasta que se pause manualmente.
Recordatorios de pago: Mantén activada la opción “Este aluno deve receber lembretes de pagamento?” (¿debe este estudiante recibir recordatorios de pago?) para que Slingui envíe notificaciones automáticas.
Antelación del recordatorio: En el campo “Com quantos dias de antecedência o aluno deve ser lembrado?” (¿con cuántos días de antelación se debe recordar el pago al estudiante?), define cuántos días antes del vencimiento se generará la factura y se enviará el primer recordatorio.
Guardar: Haz clic en “Salvar” (guardar) para confirmar toda la configuración. La primera factura se creará según la fecha de inicio y los días de antelación configurados.

Gestión de facturas

Después de la configuración, todas las facturas se generan y gestionan en una página centralizada.

Visualizar y gestionar facturas

Accede a Perfil > Rastrear pagamentos (perfil > seguimiento de pagos).
Haz clic en la pestaña Faturas (facturas).

En esta página, puedes visualizar todas las facturas generadas, filtrar por estudiante o período y editar el estado de cada una de forma individual.

Comprender los estados de las facturas

Aberta (abierta): La factura se ha generado y está pendiente de pago dentro del plazo de vencimiento.
Vencida (vencida): No es un estado, sino una condición. Es una factura Aberta cuya fecha de vencimiento ya ha pasado.
Paga (pagada): Has marcado manualmente que se ha recibido el pago. Esta acción detiene los recordatorios de esta factura y actualiza tu facturación.
Cancelada (cancelada): La factura se ha invalidado. Utiliza este estado para facturas generadas por equivocación o que contenían errores.
Não cobrada (no cobrada): La factura es correcta, pero has decidido no cobrar el pago por algún motivo específico (p. ej., una clase de cortesía en el ciclo).

Nota: Los estados Cancelada y Não cobrada tienen el mismo efecto práctico: se excluyen de los cálculos financieros y detienen los recordatorios. La diferencia es meramente organizativa, para tu propio control.

Acciones adicionales en la página de facturas

Criar Fatura Avulsa (crear factura independiente): Genera una factura única para un estudiante, sin ninguna recurrencia (ideal para cargos adicionales, materiales, etc.).
Exportar para CSV (exportar a CSV): Descarga un archivo .csv con los datos de todas las facturas filtradas en pantalla.

Recordatorios automáticos de pago

Cuando están activados, los recordatorios siguen un calendario diseñado para maximizar la probabilidad de pago.

1º recordatorio: Se envía en la fecha de creación de la factura (definida por los “días de antelación”).
2º recordatorio: Se envía en la fecha de vencimiento de la factura.
3º recordatorio (retraso): Se envía 5 días después del vencimiento, si la factura sigue como “Aberta”.
4º recordatorio (retraso final): Se envía 10 días después del vencimiento, si el pago sigue pendiente.

Para detener los recordatorios de una factura específica, basta con actualizar su estado a Paga, Cancelada o Não cobrada.

Análisis financiero: la pestaña “Visão Geral”

Accede a Perfil > Rastrear pagamentos > Visão geral (perfil > seguimiento de pagos > vista general) para visualizar gráficos y métricas automáticas sobre la salud financiera de tu negocio. Selecciona el período deseado en el campo de fechas para actualizar los datos.

Gráfico de facturación

Qué muestra: Los ingresos brutos efectivamente recibidos durante el período.
Cómo se calcula: Suma de los importes de todas las facturas marcadas como Pagas dentro del período seleccionado.

Gráfico de ingresos recurrentes mensuales (MRR)

Qué muestra: Una previsión de tus ingresos recurrentes, normalizados a un valor mensual.
Cómo se calcula: Suma del valor mensual normalizado de todas las facturas (Abertas, Vencidas y Pagas) con fecha de vencimiento dentro del período. Las facturas Canceladas y Não cobradas se excluyen.

Ejemplo de “valor mensual normalizado”:

Una factura de R$ 200,00 con recurrencia mensual tiene un MRR de R$ 200,00.

Una factura de R$ 1.200,00 con recurrencia anual tiene un MRR de R$ 100,00 (1200 / 12).

Una factura de R$ 50,00 con recurrencia semanal tiene un MRR aproximado de R$ 216,67 (50 * 52 semanas / 12 meses).

Gráfico de suscriptores activos

Qué muestra: El número de estudiantes con cobros activos durante el período.
Cómo se calcula: Recuento de todos los estudiantes que tienen el seguimiento de pagos activo durante el período seleccionado.

Acciones administrativas adicionales

Cómo pausar o finalizar la generación de facturas

Puedes interrumpir la creación de futuras facturas para un estudiante de dos maneras:

Accede a los Detalhes de cobrança del estudiante y desactiva la opción “Você deseja rastrear os pagamentos deste aluno?”.
Elimina al estudiante de la plataforma.

Ambas acciones detienen la generación de nuevas facturas, pero conservan el historial de las facturas ya creadas.

Vista del estudiante

Los estudiantes tienen acceso limitado a la funcionalidad para garantizar la transparencia del cobro.

Acceso: El estudiante puede acceder a la página en Perfil > Rastrear pagamentos.
Visualización: Verá una lista de todas las facturas generadas a su nombre, con sus respectivos estados (Aberta, Paga, Vencida, etc.).
Permisos: El estudiante no puede editar ni modificar ninguna información de las facturas.

Control de acceso (plan para escuelas)

En las cuentas del plan para Escuelas, el acceso a la información financiera está restringido.

Solo el Administrador puede acceder al área Rastrear Pagamentos (incluidas las pestañas Faturas y Visão Geral) y editar los Detalhes de cobrança de los estudiantes. Los profesores sin privilegios de administrador no tendrán acceso a estas secciones.